Nowoczesne biura coraz częściej decydują się na aranżację tzw. open space, czyli wspólnej, otwartej przestrzeni bez wydzielonych pomieszczeń dla wszystkich pracowników. Czasami możemy spotkać biura, w których stanowiska są oddzielone od siebie niskimi ściankami, tworząc boksy, jednak najczęściej spotykanym przykładem open space jest wspólne pomieszczenie z dużą ilością biurek. Jednym z przykładów takiego biura może być scena z filmu Wilk z Wall Street, w której wszyscy maklerzy pracują na jednej, ogromnej przestrzeni. W tym artykule znajdziecie informacje na temat historii takiego modelu biura oraz informacje na temat wad i zalet. 

Jak to się zaczęło?

Wspólna przestrzeń w biurze przywędrowała do nas ze Stanów Zjednoczonych, a jej zadaniem było zaoszczędzenie czasu potrzebnego do przekazywania informacji i dokumentów oraz poprawienie komunikacji w zespole. Dla pracodawcy takie rozwiązanie oznaczało również łatwiejszą kontrolę wydajności, ponieważ cały zespół jest w zasięgu wzroku. Celem takich działań miało być przekształcenie funkcjonowania biura na wzór taśmy produkcyjnej z fabryki.

Pierwsze biura funkcjonujące zgodnie z tą zasadą powstawały w Nowym Jorku pod koniec XIX wieku. Obecnie open space coraz częściej gości w biurach na całym świecie, a jego zwolenników wciąż przybywa. 

Open space – zalety

Istotą wprowadzenia wspólnej przestrzeni było zatrudnienie większej ilości pracowników, jednocześnie nie powiększając powierzchni biurowej. Jedną z głównych zalet tej zmiany do jest duża oszczędność związana z redukcją wielkości biura, co przekłada się na korzyści finansowe. Dzięki usunięciu pojedynczych pomieszczeń i przekształceniu ich w jedno duże znacząco spadał koszt związany z eksploatacją biura.

Modernizacja systemu miała również poprawić komunikację, dzięki zmianom przekazywanie dokumentów, porozumiewanie się poszczególnych członków zespołu oraz kontakt z szefostwem był ułatwiony. Wprowadzenie takiego systemu do swojego biura pomaga w integracji pracowników, ogranicza szansę na izolowanie się pojedynczych jednostek oraz ma na uwadze wspieranie równego traktowanie, dzięki identycznym  stanowiskom pracy. 

Jak skutecznie zorganizować open space?

Przed wprowadzeniem open space’u do swojej firmy najważniejszy jest odpowiedni plan. Przed podjęciem działań należy określić ilość stanowisk, ich wielkość oraz rozmieszczenie. Podczas projektowania powinno się uwzględnić wszystkie elementy, aby zredukować szanse na straty. Wprowadzone modernizacje powinny uwzględniać niezbędny sprzęt, taki jak odpowiednie biurka, krzesła, artykuły biurowe i sprzęt elektroniczny. Nawet najmniejsze szczegóły budują doświadczenia pracownika, a to decyduje o ich efektywności.

Podczas tworzenia stanowisk warto zwrócić uwagę na to, aby wszelkie artykuły i sprzęt były takie same, a przynajmniej podobne. Pozwoli to uniknąć ewentualnych konfliktów i sprawi, że pracownicy będą czuli się sprawiedliwie traktowani. 

Wprowadzenie schematu open space do firmy niesie ze sobą wiele korzyści. Większa integracja, łatwiejsza komunikacja oraz nadzór nad powierzonymi zadaniami to tylko niektóre z nich. Warto pamiętać, że aby zmiany były skuteczne, muszą zostać wprowadzone prawidłowo. Tworząc stanowiska pracy, należy pamiętać o komforcie pracownika.